Oletko yksinyrittäjä tai töissä pienessä organisaatiossa ja hoidat myös asiakaspalvelua meileillä? Ethän tuhlaa aikaasi naputtelemalla uudelleen ja uudelleen liki saman sisältöisiä vastauksia kun siihen on helpompikin keino olemassa?
Osan seuraavista vastauksista voi hyvin laittaa myös verkkosivuille usein kysyttyihin kysymyksiin, mutta lisäksi voit helpottaa omaa työtäsi merkittävästi laatimalla niistä valmiin sähköpostiallekirjoituksen.
Maailmalla näistä muuten käytetään usein termiä canned response.
Täältä löydät ohjeet kuinka se tapahtuu Outlookissa ja Gmailissa. Jos käytät usein mobiililaitteita vastaamiseen, tallenna vastaukset muistiinpanoina tai Evernoteen josta ne on helppo kopioida.
Joitakin esimerkkejä viesteistä jotka voi laatia kerran ja käyttää uudelleen
– kenties hyvin pienin muutoksin:
- Tekniset ongelmat esimerkiksi verkkosivustolle kirjautumiseen liittyen
- Yhteydenotto- ja haastattelupyynnöt
- ”Emme osaa suoralta kädeltä antaa vastausta, mutta tutkimme asiaa”
- Vastaukset kritiikkiin ja kiitoksiin
- Asiakaspalautuksia koskevat tiedustelut
- Tarjouspyyntöihin liitettävät saatteet
- Mistä joku tietty tieto löytyy ja vinkit ilmaisen avun pyytäjille
- Palautetoive asiakkaalle
- Kohtelias kiitos tai kieltäytyminen
- Tarjousta seuraava muistutusviesti
Muistathan aina liittää allekirjoitukseen linkin josta voi tilata organisaatiosi uutiskirjeen.